قائمة to-do أفضل و أكثر إنتاجية

تحدثت في تدوينة سابقة عن قائمة todo و أهميتها في إدارة الوقت, إستخدام هذه الوسيلة للحفاظ على وقتك و تنظيمه لفعالية أكثر في مهامك اليومية و الأسبوعية قد لا تقتصر على ورقة و قلم فقط.. فتستطيع الإستعانة ببرنامج للقيام بذلك بطريقة منظمة أكثر! شخصيا بدأت في إستعمال تطبيق remember the milk أو بمعنى تذكر الحليب, و لكنني حتى الأن لم أتعود على إستعماله -خيار الورقة لا يزال الأفضل بالنسبة إلى لكنني قررت الإستغناء عنه تدريجيا- التطبيق في بادىء الأمر قد يبدو لك غريبا في طريقة استعماله و تصفحه -تصفحه لأنه متوفر من خلال موقع على الأنترنت- و لكن مع الوقت ستفهم الخيارات التي يتيحها الموقع للمستخدم العادي و الـpro الذي يدفع من أجل هذه الخدمة -لم أجربها حتى الأن- و فعاليتها في العمل.

من أبرز العوامل التي تجعل قائمة todo ذو فاعلية هي التجديد اليومي فمن غير الجيد أن تبقى قائمتك لمدة أكثر من يومين بدون تجديد أو تغيير أو شطب.. فحاول دائما وضع مهام قريبة المدى لتحقيقها و جعل القائمة أكثر حيوية و حاول الإستغناء عن المهام البعيدة المدى و التي لا تملك شعور أو رغبة كبيرة لإنجازها في وقتها -ضعها في قائمة أخرى و عندما يحن الوقت أضفها الى القائمة خاصتك في خانة مهام قريبة المدى- و كذلك كما تحدثت سابقا عن تقسيم المهام الطويلة نوعا ما, حاول بناء مخطط لتلك المهام و تقسيمها الى مهام صغيرة و تحديد وقت لكل ذلك فإن ذلك سيسهل عملية الإنجاز أكثر فأكثر! و بهذه الطريقة فأنت تُكَوِنُ صورة واضحة على طريقة القيام بتلك المهام كمثال تريد تعلم لغة أجنبية, نفترض أنها اللغة التركية:
أولا: لا تضعها كمهام 'تعلم التركية' و ذلك لعدة أسباب:

1. لن يتم إنجازه إلا بعد سنة أو أكثر إن قمت بالإجتهاد في انجاز هذا المهام.
2. لن يتم شطبه لمدة طويلة و سيبقى في قائمتك, فتخيل وجود الكثير من تلك المهام في قائمتك! ستبقى كما هي لعدة شهور و تصيبك بملل و إكتئاب كلما ألقيت نظرة عليها, أضف إلى ذلك أن 1% هي نسبة نجاحك في القيام بهذا المهام.
3. لن تشعر بالتطور الحاصل في تنفيذ المهام و منه نقص الفاعلية.

ثانيا: لا تضعها للإنجاز في وقت محدد لسبب وجيه و هو أنك لن تستطيع معرفة إن كنت تتقدم في الإنجاز أو أنك تتأخر و تسير بوتيرة بطيئة عن السابق.

ثالثا: أنصحك بوضعها في قائمة أخرى فإنها مهام لا يتم وضعها في قائمة الـtodo أبدا!

إذا قمت بالإطلاع على الموضوع السابق (ماهي قائمة to do list) الذي تحدثت فيه عن قائمة الـtodo ستكون قادر على فهم و التعرف على طريقة تقسيم المهام..

نأتي الأن لنتحدث عن نوعية المهام المكتوبة في القائمة و المهام التي من الأفضل تجنبها!
 من المهام التي لا يجب عليك كتابتها في قائمتك هي كالتالي:

• الأحلام فلا مكان لأحلامك في قائمة todo كمثال: العمل من اجل شراء سيارة.
• الأعمال الروتينية: لا تقم بكتابة أعمال تعملها يوميا بدون تأخير أو قدرة عن التخلي عنها كمثال: الإستحمام بعد العمل.
• أعمال طويلة: كأنك تضع عمل تقوم به لمدة 10 ساعات, مثال: تصميم template لمدونة على منصة البلوجر.
• أعمال متداخلة: حاول تبسيط أعمالك أكثر فأكثر, مثال: ترجمة كتاب و البحث عن تاريخ الكاتب و نشر الترجمة في الموقع.

لماذا؟ من أجل فاعلية أكثر في التنفيذ و عدم الملل و تجديد القائمة من وقت إلى وقت.. و من النصائح لذلك:

• قم بالتركيز على تنفيذ المهمة الأولى فقط و بعد تنفيذها إنتقل إلى المهمة التي تأتي بعدها في القائمة.
• حاول جعل المهام بسيطة, مفهومة, قصيرة المدة (المدة بالدقائق أو سويعات).
• أرسم مخططا للقيام بذلك المهام و أكتب تحت كل مهام سطر يبين النقطة التي ستبدأ منها.
• أكتب المهام المهمة فقط و فقط!
• قم بتقصير القائمة كلما إستطعت و لا تغتر بطول القائمة.
• التجديد يكون يوميا و قائمتك يجب أن تتغير بإستمرار فكل شىء يحتاج للتجديد.
• إختر يوما و قم فيه بتقييم أدائك في إنجاز المهام و نوعية المهام المنجزة و المؤجلة.

تحدثت في مقدمة الموضوع عن تطبيق remember the milk, تستطيع تجربته و إعطاء رأيك فيه عبر تعليق في هذه التدوينة (حاول أن تدخل الى كل صفحات الموقع و تجربته للتعرف على طريقة إستعماله). إذا كنت مهتما فتابع المدونة لمواضيع أكثر عن قائمة todo قريبا إن شاء الله.

تحديث (مقالة جديدة): تصاميم جاهزة لقائمة to-do.